Как перестать пропускать звонки ресторанов

Управление телефонными звонками в часы пик

Работа в загруженном ресторане означает необходимость совмещать множество задач одновременно. Одной из самых больших проблем является обработка телефонных звонков в часы пик. Пропущенные звонки могут означать потерянные бронирования, упущенные заказы на кейтеринг и недовольных клиентов. Вот несколько практических советов, которые помогут вам эффективно управлять телефонными звонками.

Приоритизируйте звонки по необходимости

Не каждый звонок требует немедленного внимания. Приоритизируйте звонки в зависимости от срочности. Например, клиент, который звонит, чтобы узнать о меню, может подождать немного дольше, чем тот, кто хочет подтвердить бронирование для зала на 60 мест. Обучите свой персонал быстро определять и приоритизировать такие звонки.

Скрипт для персонала: "Спасибо за звонок в [Название Ресторана]. Можете ли вы сообщить, это звонок по поводу бронирования или запроса о нашем меню?"

Пример: Если вы получаете 20 звонков в час пик, и 5 из них касаются бронирований, сначала приоритизируйте эти 5 звонков. Это обеспечит заполнение ваших столов и максимизацию дохода.

Назначьте ответственного за звонки

Если возможно, назначьте одного сотрудника для обработки телефонных звонков в часы пик. Этот человек может быть хостом или официантом, который может на несколько минут отойти от работы. Таким образом, звонки будут отвечены быстро, а остальная команда сможет сосредоточиться на обслуживании гостей.

Шаги по реализации:

1. Определите сотрудника, который комфортно и эффективно общается по телефону.
2. Запланируйте этого человека как ответственного за звонки в часы пик.
3. Предоставьте скрипт или контрольный список для общих запросов, чтобы обеспечить последовательность.

Используйте технологии в своих интересах

Инвестируйте в хорошую телефонную систему с функцией ожидания и голосовой почтой. Убедитесь, что ваша голосовая почта ясна и предлагает звонящим возможность оставить свое имя, номер и причину звонка. Регулярно проверяйте голосовые сообщения и перезванивайте как можно скорее.

Скрипт голосовой почты: "Спасибо за звонок в [Название Ресторана]. В данный момент мы заняты обслуживанием других гостей. Пожалуйста, оставьте свое имя, номер телефона и причину звонка, и мы свяжемся с вами как можно скорее."

Настройте простую онлайн-систему

Поощряйте клиентов использовать онлайн-опции для бронирований и запросов. Простая веб-страница с меню и формой для бронирования может сократить количество звонков, которые вы получаете. Убедитесь, что ваше меню легко найти и актуально.

Шаги для реализации:

1. Создайте удобный для пользователя веб-сайт с четкой навигацией.
2. Включите онлайн-систему бронирования, связанную напрямую с вашим программным обеспечением для бронирования.
3. Регулярно обновляйте ваше меню и любые специальные мероприятия или предложения.

Предоставьте четкую информацию

Убедитесь, что ваше телефонное сообщение и веб-сайт четко указывают ваши часы работы, местоположение и любые специальные инструкции. Это поможет сократить количество звонков с запросами на базовую информацию.

Распространенная ошибка: Не обновление праздничных часов или закрытий на специальные мероприятия в вашей голосовой почте и на веб-сайте, что приводит к путанице и разочарованию клиентов.

Запланируйте время для возврата звонков

Установите конкретные времена в течение дня, когда вы или ваши сотрудники можете сосредоточиться на возврате звонков. Это может быть в более спокойные периоды, например, в середине дня или незадолго до открытия. Таким образом, вы сможете наверстать упущенные звонки без давления со стороны загруженного зала.

Пример расписания:

• 15:00 - 16:00: Возврат звонков после обеденного наплыва.
• 10:00 - 11:00: Возврат звонков перед открытием на обед.

Рассмотрите возможность использования AI-сервиса

Если вы перегружены звонками, подумайте о том, чтобы использовать AI-хоста, такого как RestaurantPilot. Он может отвечать на звонки и сообщения на английском, испанском и португальском языках. Он предоставляет часы работы и направления, отправляет ссылки на меню и принимает запросы на бронирование и кейтеринг. Он также отправляет текстовые сообщения с ответами на пропущенные звонки и напоминания о бронированиях.

Преимущества:

• Снижает количество звонков, которые ваш персонал должен обрабатывать напрямую.
• Обеспечивает круглосуточную помощь, гарантируя, что ни один звонок не останется без ответа.

Заключение

Управление телефонными звонками в часы пик — это вопрос организации и использования правильных инструментов. Приоритизируя звонки, назначая ответственного за звонки, используя технологии и рассматривая AI-сервисы, такие как RestaurantPilot, вы можете снизить стресс от пропущенных звонков и повысить удовлетворенность клиентов. Для получения дополнительной информации посетите страницу функций.