Comment ne plus rater les appels téléphoniques des restaurants

Gérer les appels téléphoniques pendant les heures de pointe

Gérer le service d'un restaurant occupé signifie jongler avec de nombreuses tâches à la fois. L'un des plus grands défis est de gérer les appels téléphoniques pendant les heures de pointe. Manquer des appels peut signifier des réservations perdues, des commandes de traiteur manquées et des clients mécontents. Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à gérer efficacement les appels téléphoniques.

Prioriser les appels selon les besoins

Tous les appels ne nécessitent pas une attention immédiate. Priorisez les appels en fonction de leur urgence. Par exemple, un client appelant pour demander le menu peut attendre un peu plus longtemps qu'une personne souhaitant confirmer une réservation pour une salle à manger de 60 places. Formez votre personnel à identifier et à prioriser rapidement ces appels.

Script pour le personnel : "Merci d'avoir appelé [Nom du Restaurant]. Pouvez-vous me dire si cela concerne une réservation ou une demande concernant notre menu ?"

Exemple : Si vous recevez 20 appels pendant une heure de pointe, et que 5 concernent des réservations, priorisez ces 5 appels en premier. Cela garantit que vos tables sont remplies, maximisant ainsi les revenus.

Désigner un responsable des appels

Si possible, assignez un membre du personnel pour gérer les appels téléphoniques pendant les périodes de pointe. Cette personne peut être un hôte ou un serveur qui peut s'éloigner du service pendant quelques minutes. De cette façon, les appels sont pris en charge rapidement, et le reste de l'équipe peut se concentrer sur le service des clients.

Étapes de mise en œuvre :

1. Identifiez un membre du personnel qui est à l'aise et efficace avec la communication téléphonique.
2. Planifiez cette personne pour être le responsable des appels pendant les heures de pointe.
3. Fournissez un script ou une liste de contrôle pour les demandes courantes afin d'assurer la cohérence.

Utilisez la technologie à votre avantage

Investissez dans un bon système téléphonique avec attente d'appel et messagerie vocale. Assurez-vous que votre messagerie vocale est claire et donne aux appelants la possibilité de laisser leur nom, leur numéro et la raison de leur appel. Vérifiez régulièrement les messages vocaux et rappelez dès que possible.

Script de messagerie vocale : "Merci d'avoir appelé [Nom du Restaurant]. Nous sommes actuellement occupés à aider d'autres clients. Veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone et la raison de votre appel, et nous vous rappellerons dès que possible."

Mettre en place un système en ligne simple

Encouragez les clients à utiliser des options en ligne pour les réservations et les demandes. Un site web simple avec une page de menu et un formulaire de réservation peut réduire le nombre d'appels que vous recevez. Assurez-vous que votre menu est facile à trouver et à jour.

Étapes à mettre en œuvre :

1. Créez un site web convivial avec une navigation claire.
2. Incluez un système de réservation en ligne lié directement à votre logiciel de réservation.
3. Mettez régulièrement à jour votre menu et tout événement ou offre spéciale.

Offrir des informations claires

Assurez-vous que votre message téléphonique et votre site web indiquent clairement vos heures d'ouverture, votre emplacement et toute instruction spéciale. Cela aide à réduire le nombre d'appels demandant des informations de base.

Erreur courante : Ne pas mettre à jour les heures d'ouverture pendant les vacances ou les fermetures d'événements spéciaux sur votre messagerie vocale et votre site web, ce qui entraîne confusion et frustration chez les clients.

Planifier des heures de retour d'appels

Fixez des heures spécifiques pendant la journée où vous ou votre personnel pouvez vous concentrer sur le retour des appels. Cela pourrait être pendant les périodes plus calmes, comme le milieu de l'après-midi ou juste avant l'ouverture. De cette façon, vous pouvez rattraper les appels manqués sans la pression d'une salle à manger occupée.

Exemple de planning :

• 15h00 à 16h00 : Retour des appels de l'heure de déjeuner.
• 10h00 à 11h00 : Retour des appels avant l'ouverture pour le déjeuner.

Envisager un service d'IA

Si vous êtes submergé par les appels, envisagez d'utiliser un hôte IA comme RestaurantPilot. Il peut répondre aux appels et aux textos en anglais, espagnol et portugais. Il fournit des heures et des directions, envoie des liens vers le menu et prend des demandes de réservation et des demandes de traiteur. Il envoie également des réponses par texto aux appels manqués et des rappels de réservation.

Avantages :

• Réduit le nombre d'appels que votre personnel doit gérer directement.
• Fournit une assistance 24/7, garantissant qu'aucun appel ne reste sans réponse.

Conclusion

Gérer les appels téléphoniques pendant les heures de pointe repose sur l'organisation et l'utilisation des bons outils. En priorisant les appels, en désignant un responsable des appels, en utilisant la technologie et en envisageant des services d'IA comme RestaurantPilot, vous pouvez réduire le stress des appels manqués et améliorer la satisfaction client. Pour plus de détails, visitez la page des fonctionnalités.